#5 KI Design Sprint

Jeannine Malcherek-Wirtz: Durchstarten im KI Design Sprint. Das klingt nach einem spannenden Thema und ist daher perfekt für unsere neue Podcastfolge bei #DigiDUS. Künstliche Intelligenz ist ein Thema, das in aller Munde ist und scheint ja auch der Schlüssel zu so vielen offenen Fragen zu sein, zu neuen Märkten, zu mehr Prozess-Effizienz, zu nachhaltigem Wirtschaften. Das klingt immer sehr gut. Aber wo fängt man eigentlich an, wenn es nämlich darum geht, künstliche Intelligenz für das eigene Unternehmen einzusetzen und zu nutzen? Da stehen viele Unternehmerinnen und Unternehmer vor jeder Menge Fragen: Muss es immer gleich eine ganz große KI Lösung sein? Lege ich damit den Betrieb über Wochen und Monate lahm? Und wie sorge ich eigentlich auch dafür, dass ich meine Belegschaft mitnehme bei so weitreichenden Veränderungen? Vielleicht kommen Ihnen ja einige dieser Fragen bekannt vor. Und ganz ehrlich: Ohne KI Expertise sind die auch nur sehr schwer zu beantworten. Daher habe ich mir für diese Folge von #DigiUDUS genau solche Expertise vors Mikro geholt. Mein Name ist Jeannine Malcherek-Wirtz und ich freue mich sehr, dass Sie uns heute wieder zuhören.

KI Auf jeden Fall. Aber wie? Diese Frage beantwortet Mike Brandt für ziemlich viele Unternehmer, darunter auch sehr viele Mittelständler. Denn zusammen mit seinem Kompagnon Jonas Wenke hat er das KI Design Unternehmen 33A gegründet. Die beiden erarbeiten mit ihren Kunden zusammen in interdisziplinären Teams KI Lösungsansätze. Jede Abteilung kann sich einbringen und am Ende liegt dann auch ein ziemlich genaues Bild auf dem Tisch, wo vorher nur Fragezeichen waren. Die Beteiligten wissen dann: Wofür wollen wir eigentlich KI nutzen? Und was sind auch die ersten Schritte auf unserem gemeinsamen Weg? Wie das genau funktioniert und mit welcher Methode, genau darüber habe ich mit Mike gesprochen. Hallo Mike. Du wirst uns quasi live zugeschaltet aus Kopenhagen. Ich hab gestern nochmal darüber nachgedacht und dann ist mir eingefallen, dass du mal gesagt hast, dass man 80 % dessen, was man tut, eigentlich noch besser machen kann. Und ich war insofern sehr erstaunt, weil ich finde, dass gerade in den letzten Jahren viele, viele Unternehmen sich ja sehr stark mit Prozessen beschäftigt haben, sich neu aufgestellt haben, geschaut haben, wo kann ich mich optimieren. Trotzdem, sagt ihr, bleibt noch sehr, sehr viel Potenzial nach oben. Ist das wirklich so? Warum brauche ich eigentlich ein KI Design Sprint?

Mike Brandt: Also mit den 80 %, da lehnen wir uns an Hans-Christian Boos an, der Managing Director von Arango AG ist – und ein KI Pionier in Deutschland. Und der hat gesagt 80 % aller Prozesse in Unternehmen können mit KI durchgeführt werden, mit heutiger Technologie. Das ist natürlich dann schon erstaunlich. Also wenn man jetzt sehen würde: Okay, ich habe ein Unternehmen, vielleicht bin ich ein Mittelständler, besonders auch in Zeiten jetzt hier von Corona, wo man sowieso schon auch sein Personal umschulen muss und gucken muss, wie macht man es jetzt als Remote und wie organisiert man es jetzt in Zeiten dieser Krise? Das wäre natürlich von hohem Vorteil und ich könnte 80 % meines Unternehmens von der Organisation her automatisch laufen.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Verstehe ich das richtig, dass du sagst, bei den 80 % betrifft das wirklich jedes Unternehmen?

Mike Brandt: Also ich glaube, das fängt bei Mittelständlern zumindest an und dann geht es natürlich hoch zu den ganz, ganz großen Unternehmen. Was wir mit den AI Design Sprints machen, ist nicht nur, dass wir Arbeitsprozesse auch automatisieren, sondern wir gehen an drei Stellen ins Unternehmen: Also einmal geht's darum, dass wir an die Geschäftsleitung rangehen und sagen: Okay, wir müssen erst einmal strategisch ein bisschen schlauer werden, was KI betrifft. Das heißt, wir machen einen AI Opportunity Mapping und das ist was, was Hans-Christian Boos beschreibt, das Automatisieren von Arbeitsprozessen, das nennen wir eben Prozess. Automation und anderer Bereich eines Unternehmens ist natürlich die Produkte und Dienstleistungen, die ein Unternehmen anbietet. Was verändert sich? Kann ich meine bestehenden Produkte oder Dienstleistungen durch KI verbessern oder sogar sehr dramatisch verbessern? Oder ich kann natürlich auch neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln, mit Hinblick auf KI. Ich gucke auf Nutzerbedürfnisse, die meine Kunden haben und das ist mein Startpunkt. Aber das Realisieren oder das Potenzial der Lösung kann schon im KI Bereich sein.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Ich hatte ja das Glück, dass ich mal an einem KI Design Sprint mit euch teilnehmen durfte. Das war wirklich ein Mega-Erlebnis und da wird das nochmal so bewusst, wenn man das einmal macht, dass es nicht um nur eine technische Frage geht, sondern um einen anderen Blick. Und das wäre toll, wenn du das nochmal deutlich machen könntest.

Mike Brandt: Bei jeder neuen Technologie, die ist erstmal sehr technologiegetrieben. Vielleicht müsste der Prozess eben andersherum sein und so machen wir das eben: Lass uns doch erst einmal beim Unternehmen anfangen. Wir schauen auf z.B. den User, Nutzerbedürfnisse. Oder: Was sind denn die Prozesse im Unternehmen? Was sind die Probleme so im Unternehmen? Und wir identifizieren die und markieren die. Und dann geht es eigentlich nur darum: Wie kann ich das realisieren? Wie kann ich das verbessern? Und da gibt es immer Möglichkeiten, Lösungen zu finden im Bereich KI, wie ich solche Prozesse zum Beispiel verbessern kann. Man sieht erst einmal alle Möglichkeiten in der Breite von KI. Und dann entwickele ich Lösungen. Der AI Design Sprint ist dafür da, dass man das als Team dann macht.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Vielleicht kannst du nochmal erzählen, ganz grob, wie so ein Workshop aufgebaut ist.

Mike Brandt: Also wenn man jetzt auch „Design Sprint“ hört; das Wort kommt von Google, vom Google Design Sprint. Das ist eben eine Methode, die sie entwickelt haben, wo man innerhalb einer Woche Business-Probleme lösen kann. Das heißt, man fängt an von der Problemstellung. Erster Tag: Montag. Und am Freitag hat man einen Prototypen entwickelt. Wir haben diese Methodik oder diese Schritte genommen, haben die noch schneller getaktet und der Fokus ist auf KI. Vor Corona war es wirklich so, dass die Teams zusammenkamen, in einem Raum am Tisch gearbeitet haben. Wir haben Karten, wir haben einen großen Canvas. Das ist sehr papierbasiert. Es geht darum, Leuten eben mitzunehmen, die eben nicht technisch sind und wirklich da einen Raum zu schaffen, wo sie sich wohlfühlen, der sicher ist. Also jeder kann einfach mit eingebunden werden und da Konzepte entwickeln. Jetzt findet das eben auch online statt. Da kann man sich vorstellen, dass das wirklich so ähnlich abläuft. Anstelle, dass man einen papierlangen Canvas hat, hat man das eben auf dem Online Board. Das Ziel ist es, alle Stakeholder mitzunehmen. Es geht darum, die gewöhnlichen Mitarbeiter mitzunehmen, die im Moment diese Arbeitsschritte durchführen. Dann Entscheidungsträger mitzunehmen. Das heißt, normalerweise können es Abteilungsleiter sein, die die Prozesse kennen, die aber auch wirklich Entscheidungen treffen können. Oftmals kann es sein, dass Prozesse über verschiedene Abteilungen gehen. Das heißt, verschiedene Abteilungen mitzunehmen. Es geht darum, IT mitzunehmen und dann ein AI- oder KI Experten mitzunehmen. Diejenigen, die die Prozesse durchführen oder auch die Entscheidungsträger, die haben natürlich Einsichten in ihre Prozesse, die ein außenstehender KI Experte gar nicht hat. Das heißt, wir brauchen wirklich die Leute im Unternehmen. Wenn die Leute eine Lösung erarbeiten, die die Prozesse im Moment durchführen, die sind normalerweise super begeistert von ihrer KI Lösung, die die entwickeln. Die Wahrscheinlichkeit, dass wenn wir dann diese Lösung wirklich ins Leben rufen und wirklich das entwickeln, dass die angenommen wird, ist natürlich sehr, sehr hoch. Dann ist das so ein Team super begeistert ist, gewinnt es einfach Geschwindigkeit.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Ja klar, weil man sie mitnimmt. Na, weil das von innen heraus kommt und nicht von außen aufgestülpt wird.

Mike Brandt: Genau. Also wir nehmen uns zurück und es ist wirklich das Team im Unternehmen entwickelt ihre eigene KI Design Lösung.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Wir haben Zuhörer, die vielleicht nicht wirklich wissen, was ist ein Sprint. Das ist ja ein ganz, ganz durchgetaktetes, strukturiertes, schnelles, zielorientiertes Vorgehen. Also kannst du nochmal ganz kurz was zu der Methodik sagen für die, die das noch nicht erlebt haben, einen Sprint.

Mike Brandt: Ja, vielleicht kann man erst einmal sagen das Herzstück des KI Design Sprint ist das KI Kartendeck. Für uns war es wichtig, dass nicht ein KI Experte reinkommt und eine Lösung präsentiert. Und uns kommt kein nicht zu einer Unterhaltung auf Augenhöhe. Wir möchten gerne, dass das Team im Unternehmen schlauer wird und KI besser versteht. Das sind über 60 KI Karten und jede einzelne Karte beschreibt eine spezifische KI Technologie, d.h. es gibt eine Headline und auf der Rückseite gibt es sogar noch unterschiedliche Cases oder Beispiele, wie das angewendet wird. Im AI Design Sprint ist es so, dass wir zuerst einen Arbeitsprozess skizzieren und dann geht das Team durch diese KI Karten durch und schaut in jeder Kategorie: Ok, kann ich die und die KI Technologie verwenden, um diesen Arbeitsschritt zu verbessern? Ja? Nein? Man geht ganz schnell durch diese Karten durch und man legt die auf diesen Canvas oder Arbeitsbogen drauf und geht dann schrittweise weiter und sagt: Okay, jetzt hab ich hier 10 Karten hingelegt. Jetzt muss ich nochmal rausfinden was sind die drei wichtigsten? Dann kann ich schon mal aufschreiben, wie würde ich jetzt diese drei Karten verwenden, um diesen Arbeitsschritt zu verbessern. Der nächste Schritt ist dann ein Visualisieren. Ich kann schon mal skizzieren: wie könnte das dann aussehen? Das heißt, es ist wirklich sehr, sehr visuell und jeder Design Schritt ist ein sehr, sehr einfacher Schritt kann jeder machen.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Wenn man jetzt guckt, was so die Vorteile sind eines Design Sprints, ich glaube, die Herangehensweise – haben wir schon gesehen – ist eine ganz andere, eine aus dem Unternehmen kommende Herangehensweise. Es macht Spaß, es bringt eine große Dynamik. Und du hast auch nicht das Gefühl: „ich muss hier Technik Nerd sein, um überhaupt dem Ding folgen zu können“. Das, finde ich, ist noch mal ganz wichtig und natürlich auch dieses sehr stringente Vorgehen. Was sind im Prinzip dann die nächsten Schritte, wenn ich einen Design Sprint durchgeführt habe?

Mike Brandt: Wenn wir jetzt gucken auf den AI Design Sprint und es geht darum, Prozesse zu automatisieren, dann haben wir erst eine, was wir eine Framing Session nennen. Das heißt, da schauen wir erst mal auf eine Abteilung und es geht darum, erst herauszufinden: Was sind die Prozesse, wo es sich lohnt, KI anzuwenden, wo wir uns darauf konzentrieren sollten? In dieser Framing Session, das wirklich in Workshop, und das Team an sich findet heraus: Wo sind die Startpunkte? Wo soll ich anfangen in meiner Abteilung? Angenommen, in einer Framing Session kommen zwei Prozesse raus oder drei Prozesse. Die nehmen wir rüber in die Konzeptentwicklungsphase oder Session. Und hier entwickelt eben das Team jetzt Lösungen. Das Ergebnis ist, dass wir sehr spezifische Konzepte haben und neue Prozesse modelliert haben. Anschließend gibt es einen Tech Check, d.h. der KI Experte spricht mit der IT-Abteilung des Kunden und schaut: Was sind die bestehenden Systeme? Wie sie sehen, die Daten aus, um zu schauen: Okay, was ist jetzt der technische Status quo? Wie kann ich die Lösung wirklich realisieren?

Anschließend nach dem Tech Check gibt es eine eine Präsentation und Diskussion, wo der KI Experte dann die Sachen bewertet aufgrund des Tech Checks und des Konzeptes. Und man hat 3, 4 Konzepte entwickelt und es geht darum zu schauen, was ist der Startpunkt, wo gibt es technische Herausforderungen und was ist eigentlich so eine Roadmap für die Implementierung? Das heißt, der Kunde bekommt alles Wissen und alle Informationen zu sagen: Ja, werde ich umsetzen, ja, nein. Also was wir auch machen ist ein Experience Prototyp bauen. Es geht darum, dieses Konzept zu visualisieren und greifbar zu machen, weil natürlich KI normalerweise nicht greifbar ist. Der nächste Schritt ist dann ein Minimal Viable Produkt, ein Prototyp. Und dafür haben wir auch so ein Mini Sprint, wo es darum geht, das zu definieren. Normalweise zwei bis drei Wochen und dann haben wir einen technischen Prototype. Anschließend nach einem technischen Prototyp geht‘s wirklich dann in die Implementierung und Bauen der Lösung. KI ist natürlich die neueste Technologie. Viele haben Angst davor. Es gibt ganz große Bedenken, vielleicht auch ethische Diskussionen. Und es geht darum, einfach Leuten die Angst zu nehmen und zu sehen: „Wow, ich kann wirklich eine aktive Rolle darin spielen, in einer KI Lösung in meinem Unternehmen.

Jeannine Malcherek-Wirtz: Wir wissen, dass das die Technologie der Zukunft ist. Die ist ja schon längst da. Wir sprechen ja jetzt nicht über Zukunftsmusik. Und diese vielen Bedenken, die es noch gibt, die wirklich abzuwenden schafft man nur, wenn man Menschen mitnimmt und wenn sie Teil der Lösung sind. Und wenn man ihnen nicht sagt: Du musst jetzt hier etwas anwenden, was irgendjemand entwickelt hat. Aber wo man sie nie gefragt hat, ob das tatsächlich vielleicht wirklich so sinnvoll war. Ich find, das ist auch vor allem, wo wir vor vielen Entwicklungen wie New Work und so stehen, ist das ein ganz, ganz entscheidender Prozess: Die Menschen, die Mitarbeitenden mitzunehmen bei solchen hochtechnologischen Dingen wie KI Lösungen. Wir alle wissen, dass die Dynamik, die bei Präsenzveranstaltung entsteht, die kann man nicht ersetzen, dass das soll es auch gar nicht. Aber es gibt ja keinen Grund nicht einen Design Sprint zu machen, sondern man kann es auch heutzutage schon sehr, sehr gut virtuell durchführen.

Ja, was nehme ich vor allem aus der heutigen Podcastfolge von #DigiDUS mit: die Zahl 80 %. 80 % dessen, was Unternehmen tun, kann durch KI Lösungen verbessert werden. Das ist eine Zahl, die ich glaube nicht so schnell vergessen werde. Künstliche Intelligenz steckt schon heute in zahlreichen Produkten und Dienstleistungen. Das wissen wir. Und auch nahezu jedes Unternehmen kann von künstlicher Intelligenz profitieren. Doch da stellt sich natürlich auch oft die Frage: Wo setze ich eigentlich an, wenn ich künstliche Intelligenz in meinem Unternehmen implementieren möchte? Diese Frage konnte uns Mike Brandt beantworten und er hat uns auch gesagt, dass es nicht immer der große Wurf sein muss, der ewig viel Zeit frisst. Was es aber braucht, ist ein sinnvolles Konzept aus dem Unternehmen heraus, um wirklich passende Lösungen zu finden. Und das kann in einem KI Design Sprint entstehen. Denn mit einer guten Struktur, mit einer zielgerichteten Methodik, mit viel Spaß, Dynamik und Wissen aller Beteiligten und Mitarbeitenden.

Ja, was nehme ich vor allem aus der heutigen Podcastfolge von #DigiDUS mit: In einer unserer nächsten Folgen von #DigiDUS schauen wir nochmal stärker in die Unternehmen selber; in die, die bereits KI Lösung erfolgreich nutzen. Alle bisherigen Podcastfolge von Hashtag Guidos finden Sie übrigens auch online bei uns im Firmenkundenportal der Stadtsparkasse Düsseldorf zum Nachhören unter www.sskduesseldorf.de/podcast und natürlich viele, viele Infos und Tipps zum Thema Digitalisierung im Mittelstand. Ja, ich freue mich, wenn ich sie auch bei der nächsten Folge von #DigiDUS wieder begrüßen kann. Bis dahin bitte bleiben Sie gesund